POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES ET INFORMATION SUR L’UTILISATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES.
1/ Candidature à un emploi
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par LA COMMUNAUTÉ et L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE (qui sont les responsables de traitement conjoints) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir.
Seuls le service RH, la Direction et les responsables de secteur sont habilités à avoir accès aux données communiquées.
La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur.
Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires. Nous signalons que les CV et demandes de candidatures reçus sont susceptibles de transiter en dehors de l’union européenne via notre messagerie-cloud Microsoft agréé Privacy Shield (« HR-compliant ») qui garantit la protection des données personnelles à travers des mécanismes C.C.T.
2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrés par l’association LA COMMUNAUTÉ qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, consentements éventuels, situation sociale et familiale) est multiple :
Finalité / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige | 3 ans après inactivité |
Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige | 3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier |
Devis gratuit | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige | 3 ans après inactivité |
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 3 ans |
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association LA COMMUNAUTÉ peut reposer sur votre consentement ou à défaut sur votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tiers financeur ou défaut notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.
3/ Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association LA COMMUNAUTÉ qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la relation client, de la facturation et l’organisation des interventions est multiple :
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association LA COMMUNAUTÉ peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou à défaut l’exécution du contrat de prestation ;
– ou à défaut l’exécution de la convention avec le conseil départemental CD13 ;
– ou à défaut l’exécution du contrat avec l’éditeur de Domiphone ;
– ou à défaut l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
– ou à défaut notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
– à défaut l’intérêt légitime de la personne concernée.
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, des professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités.
3/ Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association LA COMMUNAUTÉ qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la relation client, de la facturation et l’organisation des interventions est multiple :
Finalités / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
Listing des clients (voire des aidants) et des situations familiales et sociales | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Accueil, Service facturation | 5 ans après inactivité |
Accord de prise en charge et évaluation des besoins | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation | 5 ans après inactivité et 10 ans pour les pièces comptables |
Devis gratuit | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation | 5 ans après inactivité |
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 3 ans |
Factures et données de facturation | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation, Comptable externalisé, Cabinet de recouvrement externalisé | 10 ans après émission |
Facturation pour les tiers financeurs | Direction, Service facturation, Comptable externalisé | 10 ans après émission |
Contrat de prestation | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 5 ans après inactivité |
RIB | Direction, Service facturation | 5 ans après inactivité ou retrait du consentement |
Coupon signé de rétractation du contrat | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 5 ans après inactivité |
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 5 ans après inactivité |
Codes d’accès des résidences | Personnel intervenant, Responsable ou assistant(e) de secteur | Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès |
Badgeuse Domiphone de traçabilité des interventions ou fiches de vacation (liées à paie et la facturation) | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, conseil départemental, Service facturation, Service Paie | Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information du côté du conseil départemental, 5 ans du côté de La Communauté. |
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association LA COMMUNAUTÉ peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou à défaut l’exécution du contrat de prestation ;
– ou à défaut l’exécution de la convention avec le conseil départemental CD13 ;
– ou à défaut l’exécution du contrat avec l’éditeur de Domiphone ;
– ou à défaut l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
– ou à défaut notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
– à défaut l’intérêt légitime de la personne concernée.
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, des professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités.
4/ Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD) Des renseignements pour étudier la situation des patients potentiels sont enregistrées par l’association L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui est le responsable du traitement.
La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
Finalité / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle | Assistant administratif, IDEC | 3 ans après inactivité |
Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Assistant administratif, IDEC | 3 ans après inactivité |
Nous vous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs, professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou à défaut l’intérêt légitime du patient potentiel ou à défaut notre intérêt légitime en tant que service de soins à domicile.
5/ Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par l’association L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la relation avec les patients, des interventions et de la traçabilité est multiple :
Finalités / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle | Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, contrat de prise en charge individualisé…) | Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles | Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Codes d’accès des résidences | Personnel intervenant, Assistant administratif, IDEC | Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient |
Données de traçabilité de la badgeuse RFID (liée aux contrôles du temps de travail) | Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 5 ans |
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou à défaut l’exécution de prestation de service de soins à domicile ;
– ou à défaut l’exécution de la mission de soin autorisée par l’ARS;
– ou à défaut l’obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche du service et soins à domicile ;
– ou à défaut notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– ou à défaut l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
6/ Dossiers-prospects des particuliers-employeurs
Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de particulier-employeur sont enregistrées par l’association LA COMMUNAUTÉ qui est le responsable du traitement.
La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 3 ans après inactivité |
Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier |
Devis gratuit | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 3 ans après inactivité |
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction | 3 ans |
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association LA COMMUNAUTÉ peut reposer sur votre consentement ou à défaut votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tiers financeur ou à défaut notre intérêt légitime en tant que structure mandataire.
7/ Données-clients des particuliers-employeurs et de leurs employés
Des dossiers-clients de particulier-employeur et de leurs employés sont enregistrés par l’association LA COMMUNAUTÉ qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la paie et l’édition de documents administratifs est multiple :
Finalités / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
Listing des particuliers-employeurs | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Fiche d’évaluation des besoins et fiche de mission | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire, intervenant à domicile | 5 ans après inactivité |
Notification de prise en charge | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Devis gratuit | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Factures et données de facturation | Direction en cas de litige, Service Mandataire, Cabinet comptable externalisé, Cabinet de recouvrement | 10 ans après émission |
Facturation pour les tiers financeurs | Direction en cas de litige, Service Mandataire, Cabinet comptable externalisé | 10 ans après émission |
RIB | Direction, Service Mandataire | 5 ans après inactivité ou retrait du consentement |
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Coupon signé de rétractation du contrat | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Contrat de mandat | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Formulaire de désignation de la personne de confiance | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Formulaire de révocation de la personne de confiance | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
Badgeuse Domiphone de traçabilité des interventions ou fiches de vacation (liées à paie et la facturation) | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, conseil départemental, Service Mandataire | Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information côté conseil départementale, 5 ans après émission du côté de LA COMMUNAUTE |
Contrat du travail du salarié, bulletins de salaire et document de gestion du personnel | Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire | 5 ans après inactivité |
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association LA COMMUNAUTÉ peut reposer sur :
– le consentement des personnes concernées ;
– ou l’exécution du contrat de mandat ;
– ou l’exécution du contrat de travail ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
– ou notre intérêt légitime en tant que mandataire ;
– ou l’intérêt légitime du particulier-employeur.
8/ Données des administrateurs
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des données personnelles vous concernant sont conservés par LA COMMUNAUTÉ et L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui sont les responsables de traitement conjoints.
Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent les délais légaux de conservation de données que nous sommes susceptibles d’appliquer :
- https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
- https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html
La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.
9/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs…) a été mis en place par LA COMMUNAUTÉ et L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui sont les responsables de traitement conjoints.
La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire.
Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques.
La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.
10/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par LA COMMUNAUTÉ et L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui sont les responsables de traitement conjoints.
La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements.
Seuls la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile.
11/ Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité CRM/GRC des appels téléphoniques sans enregistrement-audio a été mis en place par LA COMMUNAUTÉ et L’UNION FAMILIALE DES BOUCHES DU RHONE qui sont les responsables de traitement conjoints.
La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, horaires, durée de l’appel, réponse et absence…) est la gestion des appels entrants ou sortants et la facilitation de l’identification des prospects et des clients.
Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 ans après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques
12/ Vos droits
Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information (incluent des méthodes de désabonnement) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B/B2A.
Nous signalons aussi que notre messagerie électronique et notre logiciel Miscrosoft Power BI sont susceptibles de faire transiter nos données informatiques en dehors de l’union européenne via des garanties CCT qui impliquent la protection des données personnelles.
En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes.
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@la-communaute.org, ou courrier postal adressé à Service DPO, La Communauté, 25 Bd de la Corderie,13007 Marseille.
Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
